Rollen en gebruikers configureren

Vrijwel alles binnen EASE gebeurt op basis van rollen. Om informatie te kunnen bewerken in een werkruimte, moet een gebruiker zijn toegewezen aan een rol (of meerdere rollen). Zo kan per rol worden aangegeven welke informatie wel en niet zichtbaar/bewerkbaar is. Functie-privileges worden per rol ingesteld en opgeslagen schermen zijn voor alle gebruikers in een bepaalde rol zichtbaar.

Rollen kunnen in EASE hiërarchisch worden aangemaakt. Dat wil zeggen dat er rollen onder andere rollen kunnen worden aangemaakt. Dit heeft voordelen bij het toekennen van privileges, waarbij een onderliggende rol nooit meer toegang heeft dan de rol erboven. Wees je er wel van bewust dat de hiërarchie van de rollen in EASE betrekking hebben tot de privileges in EASE en dus kunnen afwijken van de structuur van de eigen organisatie. Voorbeeld: een adviseur die analyses maakt heeft meer toegang tot informatie nodig dan de manager waar hij/zij onder valt. Klik in het beheerderscherm op “Rollen & Gebruikers” onder “Portaalinstellingen” om rollen in te stellen en gebruikers aan de werkruimte toe te voegen.

Iedere werkruimte heeft standaard de Admin rol. De Admin rol heeft alle rechten en kan niet verwijderd worden. Klik op het +-icoon bovenaan het rol-frame. Een popup verschijnt waarin een naam aan de nieuwe rol gegeven kan worden. Klik op bevestigen, de rol komt vervolgens onder de Admin rol te staan. Een nieuwe rol zal telkens worden aangemaakt onder de rol die geselecteerd staat in de lijst. Voorbeeld:

• Manager
  • Adviseur

Om nog een rol aan te maken op gelijk niveau met de Adviseur rol, selecteer je de Manager rol alvorens een nieuwe rol aan te maken.

Klik op het pen-icoon in het rol-frame om de geselecteerde rol te hernoemen. Klik op het vuilnisbak-icoon om de geselecteerde rol te verwijderen. Het verwijderen van een rol is alleen mogelijk als er geen gebruikers aan de rol zijn toegekend.

Koppel een gebruiker aan een rol door op het +-icoon te klikken in het gebruiker-frame. Als de gebruiker reeds een account heeft in EASE, zal de gebruiker direct worden toegevoegd. Als dit niet het geval is, krijgt de gebruiker een uitnodigingsemail van EASE met daarin de vraag bij te dragen aan de werkruimte. Hiervoor zal de gebruiker eerst een registreer-proces moeten doorlopen.

In de kolom "Actief" in het gebruiker-frame wordt getoond of de gebruiker al een account heeft (vinkje) of het registreer-proces nog moet doorlopen (kruisje). In het laatste geval kan het geen kwaad de persoon te informeren over het feit dat de uitnodiging eraan komt. In sommige email programma's kan de uitnodiging in de spam-folder terechtkomen.

Om een gebruiker aan een rol te koppelen, dient eerst de rol geselecteerd te worden. Zet vervolgens een vinkje in de checkbox in de eerste kolom van het gebruiker-frame om de desbetreffende gebruiker te koppelen aan de rol. Gebruikers kunnen aan meerdere rollen worden gekoppeld. Iedere rol die zij bekleden binnen een werkruimte wordt zichtbaar in het rolkeuze-menu rechtsboven in de header van EASE.

Om een gebruiker direct de toegang tot de data en functies van een werkruimte te ontzeggen is enkel het ontkoppelen van de rol nodig. Als de gebruiker meerdere rollen heeft, dienen meerdere checkboxen uitgevinkt te worden. De gebruiker hoeft niet uit de lijst met gebruikers verwijderd te worden.